呼伦贝尔学院电子邮件系统管理办法

来源:网络中心 发稿时间:2018年04月17日浏览次数:

第一章 总 则

第一条 为了规范呼伦贝尔学院电子邮件系统(以下简称电子邮件系统)的使用和管理,保障电子邮件系统安全、可靠、高效运行,根据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《互联网电子邮件服务管理办法》、《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》等法律法规,特制定本办法。

第二条电子邮件系统为呼伦贝尔学院校属各部门的公务电子邮件系统,公务活动应使用本电子邮件系统。

第三条电子邮箱账号申请服务不对社会上其他个人或组织开放。

第二章 职责分工

第四条呼伦贝尔学院信息化工作领导小组是全校信息化工作的领导机构,负责电子邮件系统重大问题的决策。

第五条 呼伦贝尔学院网络中心(以下简称网络中心)负责电子邮件系统的建设、管理、运维和服务等日常工作,以及对网络中心电子邮件管理员(以下简称管理员)、各部门电子邮件联络员(以下简称联络员)的技术培训、指导等。

第六条 管理员负责全校电子邮箱账号的新增、修改和注销等工作;经由相关部门提出申请,校信息化工作领导小组办公室审核后,负责公共性、服务性、安全性通知、公告等电子邮件的群发工作;负责全校组织通讯录的构建及修订。

第七条 联络员负责各部门电子邮箱账号的申请、变更、注销等业务的审核、报送工作;经部门主要负责人审核同意,负责本部门通知、公告等电子邮件的群发工作。

第三章 系统配置

第八条电子邮件系统域名为hlbec.edu.cn,电子邮箱账号为xxx@hlbec.edu.cn。

第九条电子邮件系统 web 访问地址为http://mail. hlbec.edu.cn;客户端配置接收服务器为imap.exmail.qq.com(使用SSL,端口号993) ,发送服务器:smtp.exmail.qq.com(使用SSL,端口号465)。

第十条 个人电子邮箱容量无限,电子邮件系统支持最大附件容量为50MB,电子邮箱容量、附件容量随系统性能升级逐步扩大。

第十一条电子邮件系统文件中转站负责保存用户的大附件文件,超过 50MB 的附件应使用文件中转站转发,最大支持 1000GB,默认保存期限为 30 天,单个文件限制2GB。

第四章 账号管理

第十二条 账号申请人(部门)

(1)呼伦贝尔学院在职在编职工;

(2)各部门合同制工作人员等中长期工作人员(应按聘用合同等约定年限确定使用有效期);

(3)校属各部门。

第十三条账号命名

(1)个人用户的电子邮箱账号命名一般采用用户姓名的全部拼音字母组成。如,张三的账号为 zhangsan@hlbec.edu.cn。若个人用户的电子邮箱账号出现重名,可在用户名后增加 2 位以内的数字。如,zhangsan12@hlbec.edu.cn。

(2)部门公务电子邮箱账号的命名,可以采用与工作内容相关的命名方式。如,电子邮件系统故障报修电子邮箱账号为support@ hlbec.edu.cn。

第十四条账号申请与变更

(1)用户本人向所在部门联络员提交申请;

(2)联络员填写《呼伦贝尔学院电子邮箱账号申请表》并加盖部门公章,提交网络中心;

(3)网络中心受理与批准;

第十五条 账号注销

职工调离呼伦贝尔学院后,由所在部门联络员通知管理员,对电子邮箱账号予以注销。连续 6 个月不使用的账号,管理员将发电子邮件通知予以提示,10 个工作日没有反馈,将予以注销。

第十六条 账号密码设置

电子邮箱账号密码长度至少 8 位,建议为数字、字母、特殊字符的组合。新增用户应在初次登录系统后修改初始密码,防止电子邮箱账号被盗用。

第五章 安全管理

第十七条 用户应遵守《中华人民共和国网络安全法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《计算机软件保护条例》等有关计算机及互联网的法律规定。

第十八条 用户要严格保守用户密码,严禁将密码泄露给无关人员。

第十九条 严禁用户使用本电子邮件系统传送涉密信息,严禁使用本电子邮件系统将内部信息泄露给其他无关人员。

第二十条 禁止用户以任何形式利用本电子邮件系统从事以下活动,如有发现,网络中心将取消其账号,所造成的一切后果由责任人负责。

(1)传送反动、非法、有害、胁迫、骚扰、侵害、中伤、粗俗、猥亵、诽谤、淫秽、侵害他人隐私、种族歧视的资讯、资料、文字、软件、音乐、照片、图形、信息或其他资料;

(2)传送伪造标题或以其他方式伪造识别信息,使人误认为该内容为他人所传送的内容;

(3)传送侵犯任何人的专利、商标、著作权、商业秘密或其他专属权利的内容;

(4)传送广告函件、促销资料、垃圾电子邮件等;

(5)传送有关干扰、破坏或限制任何计算机软件、硬件或通讯设备功能的软件病毒或其他计算机代码、档案和程序;

(6)传送与工作内容无关的音频、视频等大文件;

(7)传送其他违反国家法律法规、道德规范的信息。

第二十一条 各联络员、用户如发现故意传播非法信息,通过病毒、垃圾电子邮件等方式破坏电子邮件系统的行为,应及时向网络中心反映。网络中心对违反安全管理规定的行为进行教育,如触及到相关法律造成严重后果的,则移交司法机关处理。

第二十二条电子邮件系统用户要合理使用功能,保持信箱的畅通,不得擅自群发与公务活动无关的电子邮件信息。

第六章 故障处理

第二十三条用户如遇到无法解决的系统故障或其他使用问题,可采用电话、电子邮件等方式直接与管理员联系。

第七章附则

第二十三条 本办法由网络中心负责解释。

第二十四条本办法自发布之日起实行。